• Huishoudelijk reglement (v06-10-2013)

    Algemeen

    Artikel 1

    In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

     

    a

    de vereniging:   Austin Club Holland gevestigd te Naarden. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder het nummer 51674289

     

    b

    de statuten:    de statuten van de vereniging, vastgesteld bij notariële akte d.d.27 december 2010, door notaris Van Ligten & Van Ligten te Hilversum

     

    c

    Het bestuur:    hieronder wordt verstaan het dagelijks bestuur van het bestuur van de Austin Club Holland, gevormd door voorzitter, secretaris, penningmeester.

     

    d

    De Algemene Ledenvergadering:   hieronder wordt verstaan de algemene vergadering van alle leden van de vereniging

    Leden

    Artikel 2

     

    De vereniging kent verschillende soorten leden, elk met zijn eigen contributie.

     

    a

    -

    Het basis lidmaatschap. Dit zijn leden welke alleen lid zijn van de Austin Club Holland.

     

    b

    -

    Het lidmaatschap Plus. Dit zijn leden welke lid zijn van de Austin Club Holland en daarnaast een extra vergoeding betalen voor een beperkt collectief lidmaatschap van de Austin Ten Drivers Club in Engeland. 

    Artikel 3

     

    Ieder lid wordt geacht de statuten en het huishoudelijk reglement te kennen en na te leven. De leden die in strijd met de statuten of dit reglement handelen of zich op zeer ernstige wijze misdragen, kunnen door het bestuur voor een bepaalde tijd geschorst worden.  Het bestuur kan deze leden bij de algemene ledenvergadering voordragen voor royement. De algemene ledenvergadering kan dit met meerderheid van stemmen aannemen.

    Artikel 5

    a

    Nieuwe leden ontvangen bij hun toetreden tot de vereniging van de secretaris een exemplaar van het huishoudelijk reglement. Dit reglement staat ook op de website.

     

    b

    statuten en het huishoudelijke reglement liggen voor een ieder ter inzage bij de secretaris.

    Artikel 5

     

    Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering een lid wegens zijn bijzondere verdiensten voor de vereniging het predicaat ‘erelid’ verlenen

     

     

     

     

    Contributie

    Artikel 6

    a

    De hoogte en de betalingswijze van de contributie wordt door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld op voorstel van het bestuur. De contributieregeling zal door het bestuur aan de leden bekend worden gemaakt.

     

    b

    De hoogte en de betalingswijze van het donateur lidmaatschap bedrag wordt door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld op voorstel van het bestuur.

    Artikel 7

     

    Wanneer 6 weken na de vervaldag van de contributie niet of niet geheel voldaan is, volgt een schriftelijke aanmaning. Indien de achterstallige contributie, verhoogd met de kosten verbonden aan het verzenden van de aanmaning niet binnen de in de aanmaning gestelde termijn wordt voldaan, kan een schorsing volgen, totdat het verschuldigde bedrag geheel voldaan is.

     

     

     

     

    Bestuur

    Artikel 8

     

    Het bestuur bestaat minimaal uit 3 leden te weten:

     

    a

    De voorzitter

     

     

    - Leidt de bestuurs- en Algemene Ledenvergadering

     

     

    - Brengt op de Algemene Ledenvergadering een verslag uit van het afgelopen jaar

     

     

    - Coördineert de verschillende bestuurstaken

     

     

    - Vertegenwoordigt de vereniging bij officiële gelegenheden

     

     

    - Toetst de beslissingen aan reglementen en statuten

     

     

    - Onderhoudt contacten met sponsoren

     

    b

    De secretaris

     

     

    - Treedt op als vicevoorzitter bij afwezigheid van de voorzitter

     

     

    - Vertegenwoordigt de vereniging in geschrifte naar buiten

     

     

    - Maakt beknopte notulen en een actielijst van bestuurs- en Algemene Ledenvergadering

     

     

    - Agendeert de inkomende en uitgaande brieven, stukken e.d.

     

     

    - Houdt archief van inkomende en uitgaande brieven, stukken e.d.

     

     

    - Stelt in overleg met de voorzitter een agenda voor de bestuursvergaderingen vast waarbij ieder bestuurslid gerechtigd is voorstellen in deze te doen.

     

     

    - Maakt officiële ledenlijsten op.

     

     

    - Verzorgt uitnodigingen voor de bestuurs- en Algemene Ledenvergaderingen.

     

     

    - Draagt zorg voor het verenigingsarchief

     

    c

    Penningmeester

     

     

    - Draagt zorg voor het beheer van de geldmiddelen

     

     

    - Zorgt voor een tijdige inning van de contributies

     

     

    - Houdt aantekeningen bij van de ontvangsten en uitgaven in een daarvoor bestemd kasboek

     

     

    - Ziet toe dat de uitgaven niet worden overschreven

     

     

    - Waarschuwt het bestuur bij overschrijding of dreigende overschrijving van een begrotingspost.

     

     

    - Houdt afzonderlijk rekeningen aan van per begroting vastgestelde inkomsten en uitgaven en houdt hiervan een grootboek bij.

     

     

    - Brengt op iedere bestuursvergadering, of eerder indien nodig, een verslag uit van de financiële toestand van de vereniging.

     

     

    - Brengt een kort, zakelijk financieel verslag uit op de Algemene Ledenvergadering

     

     

    - Maakt aan het eind van het boekjaar, nadat controle van de kascommissie heeft plaatsgevonden, van alle stukken een pakket op waarop vermeld staat de inhoud en het jaartal, welke daarna ter archivering aan de secretaris overhandigd wordt.

     

     

    - Draagt zorg voor de betalingen van de huur voor (vergader)accommodaties

     

     

    -

    Onderhoud contacten met sponsoren en overleg of in samenwerking met de voorzitter.      

        - De penningmeester is bevoegd zelfstandig alle uitgaven te doen voor zover zij binnen de door de jaarvergadering goedgekeurde begroting vallen en bovendien tot een bedrag van ƒ 100,- buiten de begroting; boven dit bedrag behoeft de penningmeester de goedkeuring van het volledige bestuur.

    Artikel 9

     

    Een bestuur dat door omstandigheden uit minder bestuursleden bestaat, blijft een wettig bestuur doch heeft de verplichting zo spoedig mogelijk een algemene vergadering uit te schrijven waarbij de open bestuursplaats(en) geagendeerd is.

    Artikel 10

     

    De benoeming van een bestuurslid geschiedt voor een tijdvak van 3 Jaar.

    Artikel 11

     

    Het bestuur streeft naar de situatie dat elk jaar minimaal 1 bestuurslid aftreedt om daarmee de continuïteit in bestuurservaring en aanwezige kennis te waarborgen. Het rooster van aftreden wordt opgesteld door het bestuur en is als bijlage bij dit huishoudelijk reglement gevoegd. Bij het opstellen van het rooster dient rekening gehouden te worden met het gegeven, dat de voorzitter, secretaris en of penningmeester niet gelijktijdig kunnen aftreden. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, neemt het nieuwe bestuurslid, in het rooster van aftreden, de plaats in van het bestuurslid, dat hij of zij vervangt.

     

     

     

     

    Kascontrole commissie

    Artikel 12

     

    Deze commissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene ledenvergadering haar bevindingen uit.

    Artikel 13

     

    Het bestuur is verplicht aan de kascommissie alle door haar gewenste inlichtingen betreffende de club te verschaffen.

    Artikel 14

     

    Bij goedkeuring van de boekhouding zal de ledenvergadering in de algemene vergadering het bestuur voor het betreffende boekjaar dechargeren.

     

     

     

     

    Evenementen commissie

    Artikel 15

     

    De evenementen commissie bestaat uit minimaal twee leden die geen zitting in het bestuur hebben.

     

    a

    - Per activiteit kan deze werkgroep zich laten bijstaan door een aantal leden, deze mogen ook lid zijn van het bestuur

     

    b

    - Zoekt leden voor de organisatie van de evenementen

     

    c

    - Assisteert daar waar nodig bij de organisatie van evenementen, zij mogen deze taken ook delegeren

     

    Algemene ledenvergadering

    Artikel 16

     

    Het bestuur roept de Algemene Ledenvergadering bijeen, tenminste eens per boekjaar. Het bestuur bepaalt de datum, de plaats, het uur en de agenda

    Artikel 17

     

    Op de Algemene Ledenvergadering worden in ieder geval de navolgende punten behandeld:

     

    a

    -

    Bespreking van de notulen van de vergadering daarvoor

     

    b

    -

    Bespreking van de schriftelijke jaarverslagen van de diverse commissies en de voorzitter

     

    c

    -

    Financieel verslag van het seizoen daarvoor en goedkeuring hiervan

     

    d

    -

    Vaststellen van de begroting, contributie en contributieregeling voor het nieuwe seizoen

     

    e

    -

    Voorziening in vacatures

     

    f

    -

    Rondvraag

    Artikel 18

     

     Bij belangrijke, financiële beslissingen dient het bestuur de leden vooraf te informeren en desgewenst het voorstel in stemming te brengen in de algemene vergadering.

    Artikel 19

     

    Voor de Algemene Ledenvergadering kunnen leden voorstellen indienen, mits deze schriftelijk bij het bestuur zijn ingediend, tenminste 5 dagen voordat de Algemene Ledenvergadering bijeenkomt. Een dergelijk voorstel moet ondertekend zijn door tenminste 5 leden.

    Artikel 20

     

    Het bestuur of tenminste een tiende deel van het totaal aantal leden kunnen een buitengewone Ledenvergadering bijeenroepen. De aanvraag van de leden wordt gericht aan het secretariaat. Komt het verzoek van de leden, dan is het bestuur verplicht de vergadering binnen 4 weken bijeen te roepen. Indien aan het verzoek binnen 14 dagen geen gehoor is gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan.

    Artikel 21

     

    Toegang tot de Algemene Ledenvergadering hebben alle leden, voor zover zij niet ten tijde van de vergadering als lid zijn geschorst, tenzij de geschorste in deze vergadering zijn zaak komt bepleiten. De voorzitter kan toegang verlenen aan andere dan de hierboven genoemde personen.

     

     

     

     

    Stemmen

    Artikel 22

     

    Op de Algemene Ledenvergadering wordt door de secretaris een ledenlijst neergelegd waarop de aanwezige leden, ereleden en leden van verdienste achter hun naam een handtekening dienen te plaatsen. Slechts zij, van de handtekeningen op de ledenlijst voorkomen, nemen deel aan de stemmingen.

    Artikel 23

     

    Bij schriftelijke stemming wijst de voorzitter 3 personen aan die optreden als stembureau.

    Artikel 24

     

    Over onderwerpen, welke niet op de agenda voorkomen, kunnen geen besluiten worden genomen, tenzij de vergadering een voorstel met betrekking tot zulk een onderwerp tot een urgentievoorstel heeft verklaard.

    Artikel 25

     

    Direct na een stemming deelt de voorzitter de uitslag van de stemming en het genomen besluit aan de vergadering mede

     

     

    Bestuursleden worden gekozen op de Algemene Ledenvergadering. Kandidaten hiervoor kunnen door het bestuur of door 5 leden gezamenlijk schriftelijk worden voorgesteld. Opgave van een tegenkandidaat moet met inachtneming van het hiervoor bepaalde bij het bestuur worden ingediend, uiterlijk 5 dagen voor het houden van de Algemene Ledenvergadering. Een door de leden gedane kandidaatstelling is geldig, indien tegelijkertijd een schriftelijke verklaring van de kandidaat wordt overlegd, dat deze bereid is een eventuele verkiezing te aanvaarden.

     

    Aansprakelijkheid en verzekering

    Artikel 26

     

    Ieder lid is aansprakelijk voor de schade door hem of haar aan de vereniging toegebracht.

    Artikel 27

     

    De vereniging aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade aan derden toegebracht door gedragingen van bestuurs- of andere leden, indien deze gedragingen niet vallen binnen de formele kring van bevoegdheden.

    Artikel 28

     

    Leden kunnen niet namens de Austin Club Holland  verbintenissen aangaan.

    Artikel 29

     

    De vereniging is voor ontvreemding of wegraking van eigendommen van leden of derden niet aansprakelijk.

     

    Diversen

    Artikel 30

     

    Een voorstel tot wijziging van dit huishoudelijk reglement kan worden gedaan door het bestuur of 5 leden, tenminste 5 dagen voor de Algemene Ledenvergadering.

    Artikel 31

     

    Een voorstel tot wijziging van dit huishoudelijk reglement is aangenomen indien tenminste de helft van het aantal aanwezige leden op de Algemene Ledenvergadering, voor dit voorstel is.

    Artikel 32

     

    Wijzigingen binnen dit huishoudelijk reglement moeten door het bestuur binnen 4 weken schriftelijk bekend gemaakt worden. Deze schriftelijke bekendmaking geldt als supplement op het huishoudelijk reglement

    Artikel 33

     

    In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement of de statuten niet voorzien, beslist het bestuur.