Huishoudelijk Reglement, ingaande per 10 juli 2020


Algemeen

Artikel 1 
In dit reglement is te verstaan onder:

a) de vereniging: Austin Club Holland; hierna ACH KvK nr. 51674289;
b) de statuten: de statuten van de informele vereniging, goedgekeurd door de algemene leden vergadering dd.10-07-2022;
c) het bestuur: het dagelijks bestuur van de de vereniging ACH, bestaande uit voorzitter, secretaris en penningmeester;
d) de leden: zij die zich hebben aangemeld als aspirant lid en zijn geaccepteerd als lid;
e) de algemene leden vergadering: hieronder te verstaan de algemene vergadering van leden van de vereniging ACH.

Artikel 2
De vereniging kent een lidmaatschap en een partner lidmaatschap.
Aspirant lidmaatschap geldt voor potentiële maar nog niet aangenomen personen.

Artikel 3
Nieuwe leden melden zich schriftelijk aan d.m.v. een aanmeldingsformulier en ontvangen na acceptatie als lid een documentatie set, inhoudende lidmaatschapsbewijs, statuten en huishoudelijk reglement.

Artikel 4
Na aanmelding door het nieuwe lid en acceptatie door het bestuur, gelden de onderlinge verhoudingen als omschreven in statuten en regelement.

Artikel 5
Het bestuur kan een lid voordragen voor benoeming tot ERELID door de ALV.


Contributie

Artikel 6
a) de jaarlijkse contributie wordt voorgesteld door het bestuur en door de ALV vastgesteld;
b) de donateurs jaarlijkse bijdrage idem art. 6.a;
c) de penningmeester zend alle leden en donateurs in januari een betalingsverzoek per e-mail;
d) contributiebetaling dient uiterlijk 28 februari per bankoverschrijving te zijn voldaan;
e) bij in gebreke blijven m.b.t. contributiebetaling volgt één herinnering;
f) nieuwe leden welke zich ná de eerste helft van het kalenderjaar opgeven zijn voor dat lopende jaar slechts de halve contributie verschuldigd.


Bestuur

Artikel 7
a) voorzitter
– leidt bestuurs- en algemene ledenvergaderingen;
– brengt het ALV-verslag uit van afgelopen verenigingsjaar;
– coördineert bestuurs- en commissie taken;
– vertegenwoordigt de club bij officiële gelegenheden;
– toetst beslissingen aan statuten en reglement;
– onderhoudt contacten met internationale Austinclubs.

b) secretaris
– is tevens vicevoorzitter bij diens afwezigheid;
– vertegenwoordigd de club in geschrifte naar buiten;
– notuleert bestuurs- en ALV en stelt tevens actie lijst op;
– agendeert en archiveert inkomende en uitgaande stukken e.d.;
– stelt iom de voorzitter de agenda voor de bestuursvergadering op;
– stelt de officiële ledenlijst op;
– verzorgt uitnodigingen voor bestuursvergadering en ALV;
– draagt zorg voor het vereningingsarchief.

c) penningmeester
– beheert geldmiddelen;
– zendt betalingsverzoeken contributie/donatie (e-mail);
– zendt betalingsverzoeken i.v.m. club-evenementen;
– houdt kasboek bij van in- en uitgaande posten;
– checkt uitgaven vs. begrotingsposten en informeert het bestuur ter zake;
– houdt afzonderlijke rekeningen aan van per begrotingspost vastgestelde inkomsten en uitgaven en houdt hiervan grootboek bij;
– brengt elke bestuursvergadering, of eerder indien nodig verslag uit m.b.t. de financiële toestand;
– informeert de leden van de kascontrolecommissie uitgebreid opdat deze haar taak kan tijdig en naar behoren kan uitvoeren;
– informeert de ALV op korte zakelijke wijze m.b.t. stand van zaken;
– draagt zorg voor alle betalingen namens de vereniging.

Artikel 8
Indien het bestuur door omstandigheden uit minder dan drie leden bestaat, blijft het een wettig bestuur doch is zij verplicht zo spoedig mogelijk een ALV uit te schrijven waarin invulling van de vacante bestuursplaats(en) is geagendeerd.

Artikel 9
Bestuursleden worden voor 3 kalenderjaren benoemd en zijn terstond herkiesbaar, dit echter maximaal 5 maal achtereen.

Artikel 10
Ter waarborging van voldoende continuïteit in bestuurservaring, is het streven om jaarlijks maximaal één bestuurslid te laten aftreden.

Artikel 11
Bestuursleden worden gekozen door de ALV. Kandidaten kunnen door het bestuur óf door leden zelf worden voorgedragen, mits gesteund door twee andere leden.
Kandidaatstellingen dienen één week vóór de ALV worden ingediend per e-mail.


Kascontrole commissie (KCC)

Artikel 12
De taak van KCC is controle uit oefenen op de rekening en verantwoording door het bestuur en brengt hierover verslag uit aan de ALV.

Artikel 13
De KCC bestaat uit twee leden plus één reserve lid (geen bestuursleden zijnde) mogen vervullen worden voor één jaar aangesteld door de ALV.
Zij mogen de functie maximaal drie achtereen volgende boekjaren vervullen.

Artikel 14

Het bestuur is verplicht tijdig alle gewenste inlichtingen aan de commissie leden te verstrekken.

Artikel 15
Na goedkeuring van de boekhouding zal de ALV het bestuur dechargeren.


Evenementen commissie (EC)

Artikel 16
a) de EC bestaat uit minimaal twee leden, echter geen bestuursleden zijnde;
b) de EC kan zich per evenement laten bijstaan door andere leden, echter geen bestuursleden zijnde;
c) de EC zoekt andere leden voor de organisatie van de club evenementen;
d) de EC assisteert deze leden waar nodig bij de organisatie van club-evenementen maar mag deze taken ook delegeren.


Algemene Leden Vergadering (ALV)

Artikel 17
Het bestuur roept de ALV tenminste één keer per jaar bijeen; datum, tijd , plaats en wijze waarop bepaald het bestuur.
De oproep voor de vergadering dient tenminste vier weken voordien per e-mail te worden toe gezonden.

Artikel 18
Navolgende items dienen op de agenda van de ALV te staan:
– bespreking en vaststelling van de notulen van de vorige ALV;
– bespreking van schriftelijke jaarverslagen van de voorzitter;
– bespreking van schriftelijke commissie jaarverslagen;
– financieel jaarverslag en de goedkeuring daarvan;
– vaststellen begroting en contributie voor volgend seizoen;
– voorziening in vacatures voor bestuur en commissies;
– rondvraag.

Artikel 19
Over ingrijpende financiële óf organisatorische voorstellen dient het bestuur tenminste twee weken vóór de ALV per e-mail de leden te informeren.

Artikel 20
Vóór de ALV kunnen leden voorstellen indienen. Deze dienen schriftelijk en tenminste twee weken vóór de vergaderdatum aan het bestuur gericht te worden.

Artikel 21
Leden mogen, onder voorwaarden (statuten art. 5.1.2), het bestuur verzoeken een ALV bijeen te roepen.

Artikel 22
Toegang tot de ALV hebben alle leden en donateurs (statuten art. 5.1.3).


Stemmen

Artikel 23
Deelnemers aan de ALV dienen de presentielijst te tekenen bij de secretaris; alleen dan kan er aan stemmingen worden deelgenomen.

Artikel 24
In geval van schriftelijke stemming stelt de voorzitter een stemcommissie aan.

Artikel 25
Over onderwerpen die niet op de agenda staan kunnen besluiten worden genomen, mits de vergadering het bedoelde onderwerp urgent heeft verklaard.

Artikel 26
Direct na een stemming deelt de voorzitter de uitslag en het genomen besluit mede.
Herstemming is onder voorwaarden (statuten art. 5.2.7) mogelijk.


Aansprakelijkheid en verzekering

Artikel 27
Ieder lid is aansprakelijk voor schade door hem/haar aan de vereniging toegebracht.

Artikel 28
De vereniging aanvaardt géén aansprakelijkheid voor schade aan derden toegebracht door gedragingen van bestuurs- of andere leden, indien deze gedragingen niet vallen binnen de formele kring van bevoegdheden

Artikel 29
Niet-bestuursleden kunnen/mogen géén verbintenissen aangaan namens de ACH.

Artikel 30
De vereniging is niet aansprakelijk voor verlies of diefstal van eigendommen van leden of derden tijdens evenementen of bijeenkomsten.


Diversen

Artikel 31
Een voorstel tot wijziging van dit huishoudelijk reglement kan worden ingediend door het bestuur óf door één lid, mits dit wordt gesteund door tenminste 2 andere leden. Voorstellen tot wijziging dienen uiterlijk twee weken vóór de ALV schriftelijk te zijn ingediend bij de secretaris.

Artikel 32
Om tot wijziging van het reglement door de ALV te besluiten is tenminste een twee/derde meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen vereist.

Artikel 33
Een aangenomen wijziging van het reglement wordt door het bestuur binnen twee weken bekend gemaakt middels het conceptverslag van de ALV door de secretaris.

Artikel 34
In alle gevallen waarin dit reglement of de statuten niet voorzien, is een beslissing aan het bestuur voorbehouden.